無駄な業務を効率化しても無駄にしかならない

業務改善を試みる場合に、検討すべき考え方をご紹介します。考え方には優先すべき順番があります。

①廃止　②簡素化　③効率化（結合、代替、IT化）

この順番で業務改善を考えていくべきです。

まず「廃止」です。これが最も重要です。そもそも業務自体を無くしてしまえば業務改善は素早く達成されます。報告資料の作成、XX会議、紙資料の印刷、チェックリスト、二重三重の確認、数字の転記・・・

本来は廃止すべきなのですが効率化に走ってしまうケースが散見されます。これはなぜなのか？廃止する、となるとなぜこの業務を行っていたか、の理由に遡る必要があるからです。

なぜ、を遡って廃止してもよいか検討するとなると、「考える」必要があります。人は考えるのを嫌う生き物です。IT化で効率化すれば業務改善が出来る感覚になれる。何も考えずにIT化したい。そのため、世の中ではデジタルツールの導入が流行するのです。SaaSアプリ、BIツール、RPA、ノーコード・・・

デジタルツールを導入しても結果的に業務改善に繋がっていないケースもあります。紙作業をデジタルに置き換えただけなので結局手間は減っていない、業務自体は効率化したが、確認/検証作業が増えたのであまり現状と変わらない、現業部隊の工数は減ったが、システムの保守工数が膨大となり全体では負荷が増している、etc

一度立ち止まり、その業務をなぜ行っているのか、必要なのか、に思いを馳せて無くせないか？を検証することが肝要です。無駄な業務であれば、もし効率化できたとしても、結局無駄にしかなりません。