業務フロー作成のオススメ/よく受ける質問

業務を改善する対象が決まった後は、該当業務の「業務フロー」を作成することをオススメします。業務フローとは、文字だけでなく、図表も用いることで業務の担当や時間軸/順番などの流れを可視化する、といったものです。

「文字だけでなく」と強調しているのは、よくあるのが、業務手順は存在するも、文字でしか表現されておらず大きな流れがわからないケースです。文字のみだと、ある業務を担当するのが誰なのか、そしてA→Bといった時間の流れも見えづらくなります。更に、業務が並列で進むのか、直列で進むのか、途中で業務のパスを出したり受け取ったりするかの時間軸や順番もわかりづらくなります。

今回は、業務フローを作る際に企業からよく受ける質問をご紹介します。

Question1 業務手順がそもそも存在しないですが、まず業務フローから作ったほうがよいですか？

業務フローを最初から作るのは望ましくありません。まずは業務を文字で羅列していくことをオススメします。文字で羅列するだけならばハードルが低く、取組みやすいからです。そこでイメージを固めた後でフロー化します。

Question2 業務フローをMicrosoft Officeで作る場合、word excel powerpointどれで作るのが望ましいですか？

いずれでもOKです。ただ、ExcelかPowerPointで作ることをオススメします。wordは操作が難しく、中身ではなく操作でつまづくのは避けたいからです。
Excel:表現する業務が複雑で長く、関与者も多い場合にオススメします。縦方向に業務が流れるように作るのが良いです。
PowerPoint:業務を1枚の資料の中で明示したい場合（＝視認性が良い）にオススメします。横方向に業務が流れるように作るのが良いです。

Question3 Micorosoft Officeではなく、SaaSアプリで業務フローを描いたほうがよいですか？

ユーザーが使う場合を想定すると、OfficeではなくSaaSアプリ（teach me bizなど）を利用したほうが良い場合があります。例えば、物理的な業務（＝接客、製造、棚卸など）で動画やイラストがメインになる場合はアプリの方が作成/編集のコストが低い、及び使いやすいです。一方で、複雑な業務や担当者が複数存在する場合は、アプリだと表現が難しいため、Officeでフローを描く方が望ましいです。

変化球で、業務フロー描画ツール（Visio、Draw.ioなど）を利用するのはどうか、という話もあります。こちらは非常に便利です。ただし、利用者全員が使うことを想定すると規模が大きくなればなるほどOfficeの優位性が増します。Officeを使える人のほうが断然多いからです。プロジェクトの設計者だけが使ったり、少数のクリエイター集団で使う場合は描画ツールでもよいと思います。